Feedback geven: tips om het makkelijk te maken

Feedback geven: tips om het makkelijk te maken

We hadden ook kunnen kiezen voor een andere kop boven dit artikel. Waarom feedback geven zo moeilijk is. Waarom medewerkers in de stress schieten bij het krijgen van feedback. Dat doen we bewust niet, want feedback begint wat ons betreft bij een positieve insteek. Waarderen wat iemand goed gedaan heeft en samen kijken naar de dingen die beter kunnen. Feedback geven: we geven je in dit artikel graag tips om het makkelijk te maken. Want, even tussen ons gezegd en gezwegen. Het is in de praktijk toch best moeilijk. Dat merken we vaak in de vele feedbackworkshops die we geven aan bedrijven en organisaties.

Geen feedback geven is géén goed idee

De medewerker heeft een productief jaar achter de rug. Er is veel werk verzet, grote projecten zijn afgerond en de doelstellingen voor volgend jaar staan op papier. In de bila’s zijn nooit gekke dingen naar voren gekomen en de samenwerking met de collega’s verloopt prettig en professioneel. Natuurlijk werd er soms wel een wijziging voorgesteld of een andere aanpak gekozen. Dat is vanzelfsprekend als je samenwerkt met anderen. Maar voor de rest is er geen enkele reden om met knikkende knieën naar het beoordelingsgesprek te gaan. Echter, de leidinggevende valt gelijk maar met de deur in huis. Onvoldoende initiatief, collega’s hebben kritiek geuit en er is te weinig zicht op verbetering. Samengevat: het jaarcontract wordt niet verlengd. Eerste reactie: wát?! Dit had de medewerker totaal niet zien aankomen. Waarom is er tussentijds niet meer feedback gegeven? Een terechte vraag.

Terugkoppeling: daar leer je van

Feedback is essentieel om het functioneren in kaart te brengen. Een grote valkuil daarbij is dat er te veel aandacht wordt gegeven aan wat er niet goed gaat. Je kent misschien het voorbeeld van de leraar die met opzet een rekenfout maakte? Hij werd uitgelachen om 1 fout en niet geprezen voor de 9 goede rekensommen. Feedback geven doe je op een ondersteunende, lerende en positieve manier. Het is fijn om eerst stil te staan bij de 9 goede antwoorden en daarvoor waardering uit te spreken. Leren doet een medewerker vooral van die ene som met het verkeerde antwoord. En leren mág, dat hoort ook bij de ontwikkeling van een medewerker. En ook dat kun je op een positieve manier brengen.

Feedback geven: onze tips

Feedback geven is dus belangrijk. Aan de hand van een paar voorbeelden uit onze praktijk geven we je graag wat tips over hoe je effectief feedback kunt geven.

1. Benoem objectief en feitelijk wat je ziet en hoort

Feedback ontvangen is soms lastig, ook omdat je weet dat de medewerker zich altijd voor de volle 100% inzet.

Leidinggevende: “Dank voor het sturen van het verslag. Je hebt een duidelijke structuur in het geheel aangebracht. Dat leest prettig. Ik merk bij punt 3 dat ik nog onderbouwing mis. In de bijlage kon ik niets vinden. Ik kan me er nu dus geen goed oordeel over vormen.”

2. Benoem het effect op jezelf

Wat gebeurt er bij jou? Wat voel of denk jij door het gedrag of de aanpak van de ander. Spreek dat uit. Misschien niet altijd een leuke boodschap, maar nog altijd beter dan het onbewust non-verbaal uit te stralen.

Leidinggevende: “Ik vind het lastig om dit bij je aan te geven. Je hebt hier hard aan gewerkt. Ik heb dus getwijfeld of ik het zou zeggen, want ik wil je niet teleurstellen. Maar ik denk tegelijkertijd ook dat het eindresultaat beter wordt als er een onderbouwing bij punt 3 komt.”

3. Geef ruimte voor reactie

Soms valt iemand stil door jouw woorden of feedback. Dan help je de ander door eerst even niets te zeggen, zodat de medewerker tijd krijgt om erover na te denken. Jij wist al dat je iets wilde zeggen, de ander nog niet. Als het lang stil blijft, kun je benoemen wat je ziet en vragen of de ander ervan schrikt. Meestal is dit voor de ander een opening om te reageren. Bijvoorbeeld:

“Ik ben blij dat je het zegt. Blijkbaar ben ik vergeten om dat in de bijlage toe te voegen. Volgende keer gewoon zeggen hoor.”

“Oh, wat mist er dan precies volgens jou bij punt 3? Ik dacht dat ik alles goed uitgewerkt en opgesomd had. Vervelend om dit te horen.”

Schrik ook niet als er weerstand komt:  

“Nou, als jij het dan allemaal zo goed weet. Doe het dan maar zelf. Ik ben er klaar mee, de volgende klus wacht.

4. Maak een gezamenlijke afspraak

Benoem positief en realiseerbaar gedrag waardoor het de volgende keer soepeler of effectiever gaat.

“Fijn om te horen. Dat zal ik de volgende keer doen, als het nodig mocht zijn. En laat het mij ook weten, als ik iets over het hoofd zie, ja?”

“Ik pak het stuk er even bij. Je geeft hier een conclusie weer op grond van verschillende onderzoeken en interviews. Ik zou graag de hoofdpunten weergegeven zien en de uitwerking ervan in de bijlage terug kunnen vinden. Ik kan me voorstellen, dat je af en toe door de bomen het bos niet meer ziet, dus trek het je niet aan. Daar zijn we juist als collega tweede lezer voor.”

“Ik schrik van jouw reactie en zie dat je gefrustreerd reageert. Wat is er aan de hand? Kan ik je helpen?

Vaak ligt er achter zo’n opmerking dus een hele wereld aan belevingen en emoties. Prik die eerst door en benoem de emotie die je ziet. Pas later ga je weer terug naar de inhoud.

“Goed om te weten dat je je opgejaagd voelt door mij. We spreken af dat we er vanmiddag samen een uur aan werken. En een volgende keer zal ik samen met je afstemmen hoe we de werkverdeling oppakken. Fijn, dat de lucht tussen ons geklaard is.”

Feedback voorkomt conflicten

Als je op deze manier feedback geeft aan elkaar, dan zorg je ervoor dat frustraties niet uitmonden in destructieve conflicten. Je leert samen en met elkaar om werkprocessen te optimaliseren, frustraties te bespreken en tot afspraken te komen. En onthoud wat Patrick Lencioni daarover zegt: in een team waar geen conflicten (lijken te) zijn, broeit er waarschijnlijk meer onder de oppervlakte. In ons blog ‘Kleur bekennen’ schreven we al eerder hoe goed het is om te zeggen waar het op staat.

Wil je na het lezen van dit artikel meer weten hoe wij bedrijven en organisaties begeleiden bij het geven van feedback? Bel ons gerust of stuur een mail.

Patrick Lencioni

Contrary to popular wisdom and behavior, conflict is not a bad thing for a team. In fact, the fear of conflict is almost always a sign of problems.

Van feedback naar feedforward

In een volgend artikel gaan we uitgebreid in op het geven van feedforward, een mooie manier om samen vooruit te kijken.